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Flexible Solutions de bureau

Novembre 2013 | Servcorp

L'une des contraintes classiques des bureaux loués traditionnels résulte du fait qu'ils ligotent vos ressources et les immobilisent alors que vous en avez le plus besoin. Les coûts fixes qui lui sont associés peuvent devenir extrêmement dangereux, épuisant vos flux monétaires et laissant vos projets sans vie. SME Advisor s'est adressée à Servcorp, le leader mondial dans la fourniture de bureaux équipés, au sujet des avantages tangibles d'un bureau équipé flexible, et son impact sur la libération des flux monétaires et des ressources.

Récemment, quand Dubai révela sa liste d'élite contenant les 100 PME les mieux performantes à Dubai, l'un des facteurs clés qu'avaient ces entreprises en commun était un solide flux de trésorerie. Cependant, au cours du processus de qualification, au moins 72% d'entre elles avaient reporté que le principal risque auquel fait face leur entreprise était bien la menace liée au flux de trésorerie (notamment due au retard de recouvrement des créances et des coûts fixes élevés). Et ce n'est pas par pure coîncidence qu'une enquête menée en 2009 par le consultant en management Booz & Co, portant sur les PME à travers le monde, avait montré que le manque de liquidités a été le premier facteur conduisant les jeunes PME à la faillite. La dure réalité est que  la trésorerie est facilement entravée et perdue par la fuite régulière due aux engagements coûteux - et la principale cause en est l'installation dans un bureau qui non seulement excède ses besoins, mais dont il est impossible de se dégager, ou même d'y introduire les changements nécessaires.

Tout particulièrement, lorsqu'une entreprise est au début de son existence, il s'avère extrêmement difficile de prévoir sa forme et son succès futurs. En effet, maintes entreprises ne pourraient guère voir au-delà de leur cycle d'exploitation actuel. Normalement, les jeunes PME sont souvent vulnérables aux pertes soudaines, à l'incertitude d'engagement des investisseurs, et aux coûts élevés des équipes de travail supplémentaires.  En plus, il y a les dépenses engagées pour des raisons plus positives : le déplacement vers de plus larges bureaux, les efforts de marketing visant de nouveaux marchés, et les promotions en ligne. Si l'entreprise se trouve liée à un contrat de bureau coûteux- difficile à soutenir même en de meilleures situations- il lui est particulièrement peu probable de pouvoir s'adapter aux mutations soudaines et imprévues des marchés, des besoins et des fortunes.

Mais considérons l'alternative : l'environnement du bureau équipé offre aux PME beaucoup plus de flexibilité dans les contrats- en fait, prenons l'exemple de Servcorp, où vous pouvez louer un aménagement luxueux pour une période d'un mois, trois mois, six ou douze mois (avec tout le confort supplémentaire de possibilité de payer suivant l'usage). Vous pouvez régler mensuellement, avec le seul coût supporté en avance d'un versement de garantie équivalent à deux mois de location. Cela implique que si vos affaires ne progressent pas comme prévu, il n'y aura nul dommage à supporter (vous pourrez même revenir plus tard avec un meilleur financement et retenter votre projet d'entrepreneuriat).

Du bon à l'excellent…

Un autre aspect de cette importante flexibilité est que si votre entreprise progresse exceptionnellement bien, vous pourrez opter pour un plus large bureau équipé sans avoir à achever le contrat de location actuel- vous l'échangez tout simplement. En plus, le nouvel espace équipé présentera les mêmes aménagements que le précédent, avec tous les services supplémentaires que vous pourrez demander. Vous pourrez avoir tout ce dont vous avez besoin pour votre nouvelle équipe de travail, et vous n'aurez pas à contacter les fournisseurs de télécommunications pour installer les nouveaux équipements et  la connectivité. Vous n'aurez même pas à faire le tour des spécialistes pour la fourniture et l'ameublement, ni à acquérir les meubles de bureau. Encore une fois, dans un environnement d'affaires où le capital est roi, le bureau équipé vous offre la solution vous permettant de préserver les fonds si importants et faciliter le flux de trésorerie. Tout sera en place dès le premier jour de location, et tout pourra être adapté suivant votre budget et votre développement. Ainsi vous pourrez faire d'importantes économies de coûts car vous n'immobiliserez pas votre capital dans l'infrastructure.

Le support dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin

Un autre facteur d'économie de coûts résulte du fait que vous aurez aussi accès à une équipe de support de haut niveau, pour les fonctions de base telles que la réceptionniste et l'assistante personnelle (hautement qualifiée, capable de prendre en charge un large éventail d'activités de marketing par exemple, en plus de la tenue de livres et des services de base). Vous pouvez même faire les arrangements nécessaires pour que votre équipe de support vous accompagne dans vos déplacements pour rencontrer de grands clients ou assister à des congrès. Vos appels téléphoniques et vos courriels seront reçus sur mesure, et vous pouvez changer la manière d'y répondre autant de fois que vous le souhaitez. Peut-être préférez-vous que vos appels en absence soient transmis à votre téléphone mobile ? Ou que la réceptionniste envoie un message personnel disant que vous vous trouvez en ville ? Chez Servcorp par exemple, vous n'avez qu'à accéder à Servcorp Online, appuyer sur « Mes Communications » et spécifier vos choix quant à la façon de répondre à vos appels et e-mails.

Vous pouvez même spécifier, chaque mois, le genre de forfait voulu – et, encore une fois, lorsque vous avez un flux exceptionnel d'affaires vous pourrez augmenter les services à inclure, et vice-versa.

En contraste frappant avec un bureau traditionnel loué, le modèle de paiement de bureau équipé ressemble au séjour dans un hôtel - par exemple, dans un hôtel, vous savez ce que le prix de la chambre de base est, mais vous pouvez opter pour une suite plus grande, ou ajouter des visites à un spa, des excursions, etc… suivant ce que votre budget permet.

Vous faire sentir chez vous

Il y a parfois une sorte de préjudice contre les bureaux équipés, car on pourrait croire qu'ils ne peuvent pas être décorés comme vous le souhaitez - mais ceci est loin de la vérité. Bien sûr qu'ils le peuvent. Ainsi, vous pouvez mettre en place les objets d'art de votre choix ou repeindre entièrement le bureau selon vos besoins et le style de votre marque. De plus, vous pouvez apporter vos propres meubles - ce qui signifie que si vous vous déplacez d'un bureau déjà meublé, vous n'avez pas à payer pour le stockage ni de payer doublement pour des meubles que vous possédez déjà.

Vous engager en fonction de votre budget

Le fil directeur ici est que l'environnement équipé donne la possibilité non seulement de réduire vos coûts lorsque vous en avez besoin, mais de prévoir exactement ce que vos dépenses seront chaque mois. Cela élimine donc toute incertitude entourant l'élément le plus important de vos frais généraux. Si la trésorerie est roi, la flexibilité de la solution fournie par le bureau équipé signifie que vous serez capable de conserver vos précieuses ressources et votre budget de façon à utiliser votre argent là où c'est le plus important - pour la construction de votre entreprise.