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La nouvelle technologie, pouvoir et contrôle

Septembre 2013 | Servcorp - Publié dans SME Advisor Magazine

Le temps est précieux : c'est une vérité indéniable. En introduisant la nouvelle technologie, les opportunités se multiplient, les contacts avec les clients s'améliorent et le volume de l'activité augmente, alors que sans technologie rien n'est garanti. Un premier pas en avant serait de veiller à ce que le milieu dans lequel vous travaillez soit équipé et fourni des solutions technologiques dont vous avez besoin : à ce propos, Laudy Lahdo, directeur général de Servcorp au Moyen-Orient, recense les avantages importants que présentent les bureaux équipés en matière de technologie…

Le pouvoir de la technologie, c'est quoi, en fait, pour un designer ou un écrivain indépendants, pour une mère de famille travaillant à temps libre, pour un entrepreneur travaillant à domicile, ou pour une PME ? Tout entrepreneur reconnaît bien que l'efficacité au travail  dépend des logiciels et moyens de communications utilisés. Il est donc impératif de bien considérer vos propres besoins d'affaires et de rechercher les meilleures solutions disponibles, avant de faire votre choix. Pouvoir travailler dans un milieu où sont disponibles les éléments technologiques nécessaires est certes un moyen de tirer les meilleurs avantages de la technologie, et le travail à partir d'un bureau équipé ou virtuel, où les dernières technologies de l'information sont disponibles sans encourir aucun coût d'investissement en est un excellent exemple.

La mobilité: condition essentielle

De nos jours, la mobilité est le mot-clé, la condition essentielle de l'efficacité. A la clôture de l'année 2012, on a recensé 6.8 milliards d'abonnés aux services de téléphonerie mobile à travers le monde, ce qui équivaut à 96% du total de la population mondiale. Vers la fin de cette année, on s'attend à ce qu'il y ait un nombre d'abonnements aux dispositifs mobiles qui dépasse le nombre de la population mondiale!*

La vitesse est sans doute l'avantage le plus important provenant de l'introduction de la technologie d'information dans les tâches routinières d'une entreprise. Dans le monde compétitif par excellence qu'est le monde d'affaires d'aujourd'hui, la présence d'une entreprise en ligne est un facteur de succès. Rien qu'un simple site web introduisant les valeurs de l'entreprise et ses principaux produits est susceptible d'élargir la base de clientèle de cette entreprise. Et à fur et à mesure que le flux d'informations entre l'entreprise et ses clients s'intensifie, le nombre de clients potentiels exposés à cette information se multipliera, créant ainsi, tout simplement, un réseau de communication important. Tout particulièrement, les petites entreprises en profiteront pour briser les limites géographiques de leur présence sur le marché, et échapper, par conséquence, à l'influence des entreprises multinationales présentes sur leur marché local.

Très souvent, les petites entreprises, notamment les branches locales de PME internationales, souffrent des coûts excessifs des longues conférences téléphoniques et des appels à distance, que ce soit entre les directions des branches, entre les équipes de travail ou avec les clients. Un bon usage de la technologie ferait la différence entre le succès d'une entreprise ou son échec ; n'hésitez donc pas à recourir aux conseils des experts et à leurs solutions proposées en cas de besoin.

Rester à jour – sans effort?

Actuellement, un large éventail de dispositions et d'applications d'affaires est disponible, mais il devient difficile de pouvoir rester à jour et devancer les compétiteurs quand il s'agit des nouveaux trucs et des nouvelles ressources. Et toute introduction d'un nouveau logiciel, ou d'une nouvelle méthode impose le recours à la formation et l'adoption de nouveaux processus - action souvent coûteuse et chaotique, surtout en phase de transition ; et cela affectera négativement l'efficacité et les rapports avec les clients.

Mais tout cela peut être évité par le recours aux services fournis par les experts, les fournisseurs propriétaires d'une infrastructure technologique, qui jouissent d'une expérience technique susceptible de faciliter toute transition envisagée. Dans ce cadre, les petites entreprises tireraient le meilleur profit en adoptant cette approche, car l'implémentation d'un changement systématique est beaucoup plus efficace pour ces entreprises que pour les grandes organisations, qui se trouvent aliénées par leur imposante hiérarchie et le nombre important de leurs employés.

Les services de communication en ligne illustrent bien l'exemple de technologie de communication efficace. Ces services permettent une connexion immédiate aux différentes plateformes multimédias, comme, par exemple, les programmes joignant le message instantané écrit au visuel à faible coût tels que Skype, ou même la visioconférence, si intéressante pour les entreprises. Dans de tels cas, les aménagements offerts par une entreprise de services qui fournit des solutions modernes de technologie d'information seraient particulièrement efficaces.

Ne jamais rater un appel téléphonique

Avez-vous déjà raté un appel important alors que vous faisiez les courses ou que votre réceptionniste prenait une pause? Dans de telles situations, les aménagements fournis par un fournisseur de solutions de technologie d'information de haut niveau seraient incontestablement avantageux.

Parmi les technologies disponibles, il existe des solutions qui vous permettent de jouir d'un bureau vraiment portable, avec la possibilité de vous déplacer avec votre extension téléphonique, et de gérer vos options de transfert de n'importe quel local où vous vous trouvez. De même, vous pourrez bénéficier du service d'intégration qui vous permet d'utiliser un seul numéro d'affaires et de faire vos appels téléphonique de n'importe où à travers le monde aux tarifs locaux. D'autres solutions comprennent les services du réceptionniste en ligne pour répondre aux appels reçus avec professionnalisme, ainsi qu'une messagerie vocale interactive avec de multiples options de renvoi d'appels, ou même une disposition qui permet de recevoir vos messages vocaux à travers votre courrier électronique. Le courrier électronique est particulièrement efficace dans la communication interdépartementale, et certains fournisseurs arrivent jusqu'à proposer un service de mémento pour vous rappeler des messages en suspens.

Actuellement, il existe même des moyens d'envoyer et de recevoir les fax directement à travers votre ordinateur, pour plus de vitesse, de discrétion et d'efficacité, tout en vous épargnant ainsi temps et argent. De même, l'usage réduit de paperasse contribue aux actions environnementales.

Contrôlez vos affaires!

L'optimisation de l'usage de la technologie suppose la recherche d'options qui garantissent votre contrôle absolu sur les affaires menées en ligne. L'idéal serait d'utiliser ces options aussi pour consulter vos factures en lignes ou même pour réserver des salles de réunions, de l'équipement supplémentaire ou du support administratif, et ces assortiments sont normalement inclus dans la plupart des solutions offertes. Il est cependant primordial de personnaliser votre propre forfait en choisissant les options et les programmes qui vous conviennent. Pour ce faire, vous pouvez consulter un professionnel de technologie d'information. Normalement, ces consultations ainsi que le support technique fourni sont payés suivant l'usage.

Sans oublier le puissant rôle d'Internet, sans lequel il est quasi-impossible d'opérer. La vitesse du système et la fiabilité du fournisseur doivent garantir un débit d'information constant à tout moment, et cela est dorénavant possible grâce à l'utilisation de la fibre optique. L'idéal est de permettre la circulation directe des fichiers de l'ordinateur à l'imprimante, en toute vitesse et efficacité. Certes, il est possible de profiter des appareils et dispositifs mobiles, mais ces derniers ont souvent une capacité limitée en terme de mémoire et de vitesse d'opération. Heureusement, il existe une multitude de services de cloud computing  (nuages informatiques) à envisager. Il est intéressant de signaler que d'ici l'an 2017, les dispositifs de cloud computing compteraient globalement 84% du trafic de data mobile, alors qu'en 2012 ils n'en comptaient que  74%.**

Temps, espace et argent

Aujourd'hui, les entreprises ont recours à la technologie de diverses manières. Les réseaux sociaux, la visioconférence et l'accès à une infrastructure interactive internationale ont certainement amélioré la communication, tout en facilitant l'accès à une plus large base de clientèle. Tous ces moyens ont augmenté la productivité des entreprises, alors que d'autres moyens tels que l'archivage numérique, la facturation en ligne et le stockage des informations dans les nuages informatiques ont contribué à épargner le temps, l'espace et l'argent. Une entreprise peut dorénavant assurer une présence mondiale à un faible coût.

Il est judicieux de dire que la technologie moderne devient une nécessité plutôt que le luxe qu'elle était 10 ans plus tôt. L'utilisation de la technologie a contribué à éliminer les barrières, améliorer les communications et faciliter l'accès à l'information. Aucune entreprise ne peut désormais se permettre d'opérer dans le cadre des systèmes traditionnels : pour survivre, elle doit rattraper le train de l'innovation technologique.

*Source: Cisco Visual Networking Index: Global Mobile Data Traffic Forecast Update, 2012-2017
**Source: Cisco Visual Networking Index