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A votre manière

Janvier 2014 | Servcorp - Publié dans SME Advisor Magazine

Les entreprises de types différents ont des besoins très différents quant au choix du style de l'espace bureautique qui leur convient. Alors qu'une institution financière aurait besoin de routage spécialisé pour ses plates-formes de négociation et se trouve face à une série de questions de sécurité, un commerçant pourrait avoir besoin d'un soutien bureautique très spécifique et d'une décoration intérieure personnalisée pour distinguer son entreprise de ses concurrents. SME Advisor s'est adressée à Servcorp, le leader mondial dans la fourniture de bureaux équipés, sur le rôle clé qu'un bureau équipé peut jouer en donnant à votre entreprise un avantage concurrentiel - un environnement optimal dans lequel se développer, prospérer et créer des parts de marché ...

En fait, on oublie trop souvent que l'un des défis auxquels fait face une entreprise lorsqu'elle emménage dans de nouveaux bureaux est de créer une infrastructure qui convienne le mieux à ses besoins et activités. « Hériter » un bureau ne suffit pas : il faudrait non seulement encourir un investissement de base, tel que la personnalisation de revêtements muraux et de l'ameublement, mais aussi l'évaluation des véritables bases opérationnelles - par exemple, la logistique et la façon dont les installations informatiques peuvent mieux répondre aux besoins de votre secteur d'activité, ou les capacités de télécommunications et leur aptitude à répondre aux diverses exigences de vos équipes de travail.  Ou même, comment trouver des personnels de soutien bureautique hautement qualifiés qui puissent prendre en charge la gestion de votre base de données tout aussi efficacement qu'ils puissent impeccablement représenter votre entreprise à la réception?

Tout ce qui procède implique deux défis majeurs: le temps et les coûts. Serez-vous en mesure d'adapter l'environnement à vos besoins sans courir le risque d'attarder la date de lancement de vos opérations (parce que vous ne serez certainement pas apte à travailler efficacement dès le premier jour)? De plus, aurez-vous à compromettre vos intentions en raison des coûts importants à supporter?

Les faits…

Ce sont des questions à considérer sérieusement, car en ce qui concerne les difficultés dans les affaires, les statistiques montrent que, surtout pour les jeunes PME, les coûts et les retards imprévus peuvent s'avérer extrêmement difficile à compenser - et en effet, peuvent mener l'entreprise à disparaître. Selon Dubaï PME, par exemple, environ 15 pour cent des jeunes PME se retirent dans les deux premières années de leur existence, et non en raison de problèmes de flux de trésorerie ou d'un manque de compétitivité, mais dû à des causes inattendues qui mènent à l'interruption de l'activité.
Ce sont précisément les raisons pour lesquelles les principaux fournisseurs de bureaux équipés maintiennent que les solutions qu'ils proposent sont financièrement préférables. L'offre de Servcorp en est un exemple classique: elle peut effectivement être adaptée de façon à répondre aux besoins très divergents des différents secteurs économiques, en ajoutant de la valeur aux domaines opérationnels cruciaux qui constituent des  «points chauds» dans l'équipement et l'aménagement d'un bureau classique. Les exemples suivants montrent les avantages qu'un espace équipé peut apporter à travers un large éventail de programmes destinés aux entreprises.

Répondre aux besoins des institutions financières

L'un des défis communs des institutions financières est l'impératif de sécurité, vu que ce type d'entreprises opère en détenant d'énormes quantités de données confidentielles. Dans les bureaux loués classiques, cela peut représenter une préoccupation majeure, nécessitant une expertise supplémentaire et une variété d'améliorations structurelles et de personnel. Le bureau équipé, cependant, apporte des avantages considérables. Par exemple, dans le cas des locaux de Servcorp, la sécurité est assurée 24 heures sur 24 sur la porte d'entrée principale, permettant l'accès seulement aux visiteurs détenant une carte de passe d'employé ou s'il y a un rendez-vous d'affaires confirmé. Il existe également des caméras de surveillance dans chaque étage, la surveillance est assurée en permanence avec enregistrement. En dehors des heures de travail, les portes des bureaux sont fermées et seule l'entreprise cliente a accès. Cette approche de «zonage» pour la sécurité - où une sécurité à l'intérieur est ajoutée dans un local déjà sécurisé - est le type le plus fortement recommandé par les spécialistes de la gestion des risques.

Un autre facteur de préoccupation pour les institutions financières est un niveau extrêmement élevé de facilitation des Technologies de l'Information - en effet, c'est l'élément crucial dans l'équation, ces institutions ayant besoin de soutenir le commerce en ligne que ce soit pour les transactions privées ou institutionnelles. Les bureaux de Servcorp fournissent- comme services standards - des connexions Internet très rapides avec une disponibilité moyenne de 99,98 pour cent dans ses locaux à travers le monde. En outre, chaque fois que  nécessaire, un support informatique est disponible 24 heures sur 24, soutenu par des ressources internationales - même si, pour une raison quelconque, le technicien en informatique local n'arrive pas à résoudre le problème, l'expertise n'est qu'à un coup de téléphone près et peut être rapidement obtenue d'un autre local, même d'une autre ville. De plus, ce support est véritable et efficace que ce soit pour les services de lancement, de mise à niveau et des renseignements généraux.
Il est également à noter qu'un niveau élevé de personnalisation du système est disponible en cas de besoin. D'intenses problèmes de sécurité ainsi que vos protocoles d'entreprise pourraient nécessiter le travail à travers un serveur spécialisé, exigeant le réacheminement de câblage et le verrouillage  de l'accès aux cabines des serveurs- et c'est, encore une fois, une exigence parfaitement livrable.

Travailler avec les entités commerciales

La grande majorité des PME dans les pays du CCG rentrent dans la catégorie du «commerce général» - mais si c'est votre type d'entreprise, vous savez très bien que vos besoins sont loin de rentrer dans le cadre du général. Par exemple, des aspects tels que les appels internationaux, la nécessité de marketing direct, de grands volumes de correspondance écrite et un polyglotte démographique mettent l'accent sur la nécessité de recours aux équipes de soutien hautement qualifiées. Avec la solution de bureau équipé, la disponibilité des assistants personnels et des réceptionnistes signifie que vous n'aurez plus besoin de rechercher une gestionnaire pour votre bureau - les membres de l'équipe de support disponible dans un bureau équipé sont très expérimentés, et seront informés sur vos principales activités, comme la gestion de base de données et la meilleure façon de planifier, mettre en place et gérer une campagne promotionnelle.

Plutôt que d'avoir à embaucher du personnel suivant votre budget – et alors les nouveaux embauchés risquent de ne pas avoir l'expérience et les compétences dont vous avez besoin - dans le bureau équipé les réceptionnistes répondent aux appels téléphoniques exactement de la façon dont vous le souhaitez. Ainsi, ils peuvent annoncer le nom de votre entreprise (ou de votre département), ou transférer les appels à votre mobile ou un autre numéro choisi en dehors du bureau. La façon de recevoir vos appels et les termes utilisés peuvent être modifiés ou mis à jour par l'envoi d'un simple e-mail, ce qui vous permet de s'adapter, à tout moment, aux changements survenus.
Un autre facteur qui est souvent négligé - mais qui est essentiel pour une entreprise de commerce général - est que, dans les locaux de Servcorp, les courriers arrivent par poste tous les jours. L'équipe de soutien y appose alors la date de réception et les livre à votre adresse (vous pouvez aussi avoir votre courrier livré à une autre adresse de votre choix).

En termes d'espace physique de bureau, vous pouvez décorer les intérieurs des bureaux, tel qu'il vous plaît, créant ainsi une personnalité et une marque distinctives qui permettent la différenciation de vos concurrents. Vous aurez également accès aux salles de réunion et salles de conseil d'administration à chaque fois que vous en avez besoin, même sur le plan international - il vous suffit de vérifier la disponibilité au préalable et réserver à l'avance, ou réserver sur-le-champ via l'application Servcorp.

Des solutions pour les entreprises de recrutement des ressources humaines

Les opérations relatives aux RH se distinguent en ce qu'elles exigent généralement un service de téléphonie extrêmement sophistiqué - et un contexte de bureau équipé peut offrir des économies de coûts considérables dans ce cas, en particulier lors de recherche de candidats internationaux. Par exemple, vous pouvez profiter de tous les avantages d'accès à un vaste réseau mondial, mais avec des coûts d'appels locaux. Vous pouvez recevoir un même appel d'un candidat sur plusieurs appareils en même temps et passer d'un intervieweur à un autre, ou exposer aux candidats une vidéo montrant vos services pendant qu'ils attendent à la réception.
Probablement, les facilités de réunions sont les plus importantes pour les entreprises de recrutement de ressources humaines, et Servcorp , par exemple , vous permet de louer un bureau pour une journée où vous pourrez mener toutes vos interviews . Ou encore, vous pourrez choisir une suite où les candidats peuvent passer un test dans une salle extérieure et ensuite être appelés à l'intérieur de la zone d'interview. Vous pouvez même aller mener des entrevues dans un autre pays et être sûr d'avoir un emplacement pratique, en centre-ville, qui est facile pour tous vos prospects à atteindre.

Un des avantages d'avoir des équipes de soutien experts, c'est que vous pouvez effectivement travailler seul et recourir aux services du personnel de soutien pour les tâches d'accueil et de réception, pour une perception professionnelle de vos services. Il y a aussi d'autres avantages: le personnel hautement qualifié est à votre disposition pour vous aider à passer au crible les CV et filtrer tous ceux qui ne répondent pas aux exigences de base de l'offre d'emploi. Ces facteurs peuvent contribuer à des économies considérables, et n'oubliez pas, si vous êtes une PME sans grande ressource du personnel, vous pouvez tout simplement payer «au prorata» pour ce soutien, seulement en cas de besoin.

La réalité est que la solution de bureau équipé offre un forfait qui évolue – grâce aux grandes entreprises prestataires de ces services, dotées de ressources mondiales - pour répondre aux besoins des industries très spécialisées et donc donner à toutes les PME le même avantage équitable. Ce genre de forfaits ne peut pas être obtenu séparément au même coût, et tout en permettant aux PME de planifier leur budget en fonction de leurs besoins, il permet également d'éviter la menace de «points chauds» résultant des locaux inappropriés et du retard à mettre en œuvre les activités.